Asambleas Ordinarias y Asambleas Extraordinarias:

La asamblea de propietarios es el órgano superior de decisión en un inmueble sometido al régimen de propiedad horizontal Nos encontramos, por tanto, ante un ente jurídico con personalidad jurídica propia, con la característica de estar formado por múltiples partes.

Las decisiones tomadas por la asamblea que cumpla los requisitos de ley, obliga a todos sus integrantes, ya sea que hayan estado en contra o no hayan asistido a la asamblea.

Hay que tener en cuenta que una vez adoptada una decisión, esta ya no es individual de los copropietarios, sino de la asamblea como ente jurídico. La asamblea tiene un amplio margen de actuación, pues la ley no le pone límite a las decisiones que puede tomar, ni le hace un listado de funciones y facultades, como sí ocurre con la junta directiva.

No obstante, la asamblea tiene un marco de referencia del cual no puede salirse. Ese marco de referencia es el reglamento de co-propiedad y la ley. Principalmente la ley, pues el reglamento no puede aprobarse violándola y debe atenerse a ella en todos sus aspectos. Tampoco puede la asamblea violar los derechos individuales de los propietarios.

¿Para qué sirve una asamblea de propietarios?

La finalidad de la asamblea es la de “velar por el mantenimiento y la buena administración de la propiedad horizontal, así como el ahorro, a fin de contar con los fondos para la preservación de bien común, y no el lucro”. En otro artículo la ley dice que la “administración y conservación de los bienes comunes corresponde a la asamblea de propietarios”. Pareciera que las funciones de la asamblea son solo esas dos que señala la ley, en dos artículos separados. Obviamente, sería un error admitir ese supuesto.

Más que lo que dice el texto de la ley, la principal función de la asamblea es enfocarse en los temas de interés común y resolverlos. Esa misión de la asamblea de propietarios no debe perderse de vista, pues un inmueble sometido al régimen de la propiedad horizontal, antes que “velar” por el mantenimiento y la buena administración, es velar por la pacífica convivencia entre los copropietarios.

Para que se tenga una asamblea válida es necesario contar con el quórum que señala la ley. El quórum se refiere a la cantidad mínima legal de personas que debe estar presente para que la asamblea pueda sesionar válidamente. Se dijo en artículos anteriores y ahora lo reitero, el quórum es respecto a la cantidad de propietarios y no respecto a la cantidad de unidades inmobiliarias, de un inmueble determinado.

En nuestro sistema el quórum es “por lo menos, más de la mitad de los propietarios”. Si existe ese quórum se podrá sesionar. A la hora de votar se toma en cuenta el voto de la mayoría, que para estos efectos no es otra que la de los propietarios presentes que estén al día en el pago de la cuota de gastos comunes.

El sistema panameño hace una salvedad, y señala que si no está completo el quórum, se podrán tomar decisiones con un quórum del 20% de propietarios, siempre y cuando no se trate de decisiones para las cuales la ley señaló un porcentaje específico, como es el caso de la escogencia de la junta directiva, para la cual la ley pide el voto de “por lo menos el 51% de la totalidad de los propietarios”. La ley omite decir si ese 51% debe estar al día o no, pero en mi opinión, solo pueden votar los que están al día y de esos se debe tomar el 51% para que se tenga una decisión como aprobada.

Tipos de asambleas de propietarios

Las asambleas son de dos clases: ordinarias y extraordinarias. La primera de ellas, es obligatoria, por lo menos una vez al año, en la fecha señalada en el reglamento. Si no hay fecha, como suele suceder con mucha frecuencia, la junta directiva puede adoptar una fecha.

En una asamblea ordinaria los temas a tratar son amplios. No hay límite para ello. En ese tipo de asamblea deben tratarse los temas generales del inmueble, que importan al conjunto de propietarios, como es el caso de la presentación y aprobación del presupuesto, la rendición de cuentas por parte del administrador, la elección o ratificación del administrador y de los miembros de la junta directiva. Siempre deben dejar un punto final, para lo que proponga los copropietarios.

Por su parte una asamblea extraordinaria se cita solo para tratar los temas de la convocatoria. Se trata de temas que no son los comunes, sino aquellos que se refieren a “necesidades imprevistas o de urgencia y así los requiera la propiedad horizontal” (sic). Más que requerirlo la propiedad horizontal, que no es un ente jurídico, sino un tipo especial de propiedad, se trata de necesidades imprevistas o de urgencia que afectan a los propietarios, en sus bienes comunes, a solucionar situaciones que afectan el interés de todos los propietarios; o situaciones para las cuales el administrador no tiene facultades ni en la ley, ni de parte de sus mandantes, los propietarios.

En una asamblea ordinaria o extraordinaria solo pueden participar propietarios. Se trata de asamblea de propietarios y por ello solo se toma en cuenta a estos. Una persona con dos o más unidades inmobiliarias es un propietario con tantos votos como unidades inmobiliarias tenga inscritas en el Registro Público a su nombre. Es frecuente que un propietario tenga más de una unidad inmobiliaria inscrita a nombre de distintas personas jurídicas, en cuyo caso cada una de ellas será un propietario diferente, aunque tengan el mismo representante legal.

Nuestra ley permite que en una asamblea de propietarios, ordinaria o extraordinaria, los propietarios puedan ser representados “por un mandatario, que no necesariamente deberá ser propietario y que podrá ser designado por documento público o privado”.

Es ilegal que se exija, como sucede en muchos casos, que el poder debe ser autenticado ante notario. También lo sería si una disposición similar aparece en el reglamento de copropiedad. Es importante recalcar que la actual ley, le prohíbe a los administradores representar en una asamblea a un propietario. Y esa prohibición se extiende a cualquier tipo de representación. Pues el espíritu de la ley es que hay conflicto de intereses si el administrador representa a un propietario.

Si la unidad inmobiliaria pertenece a dos o más personas, estas deben designar un representante. Esa representación puede ser para un solo acto o reunión o para múltiples actos, incluso notificaciones, así como “para todos los actos relativos a la propiedad horizontal”.